Электронный документооборот (внешний)— система обмена электронными документами через специальных операторов, включенных в сеть доверия ФНС. Так официально звучит определение ЭДО. Теперь давайте разберемся, что это в реальности.
Электронный документ — файл, заверенный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Нет необходимости распечатывать его, поскольку юридически он равноценен бумажной версии.
05 мая 2020 в силу вступил Федеральный закон №122-ФЗ от 24.04.2020 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Было несколько условий по эксперименту:⠀
- Принять участие могли все желающие.
- Эксперимент действовал до 31 марта 2021 года.
- Участие в эксперименте было добровольное.
В 2020 году эксперимент набирал обороты. Необходимо было только определиться с оператором ЭДО, включенным в сеть доверия ФНС и определится с документами, которые будут оформляться в электронном виде. В середине 2021 года можно смело говорить об успехе проекта.
Как электронный документооборот упрощает нашу жизнь?
- уменьшает количество бумажных документов;
- позволяет отслеживать статус каждого документа в режиме реального времени;
- обеспечивает быстрый обмен оригиналами;
- освобождает от необходимости создавать и вести архивы;
- снижает риск потери или порчи документов;
- упрощает подачу документов по требованию в ФНС;
- обеспечивает возможность удаленной работы с документами;
- сокращает расходы на бумагу, печать и доставку до 90 %.
К последнему пункту по доставке подходит выражение «Время-деньги».
Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
В базе хранятся все документы, которые когда либо проходили через систему ЭДО. Это значительно облегчает поиск, хранение и использование документации.
Если перед вами стоит задача упростить себе жизнь и выйти на новый уровень сервиса - добро пожаловать в мир ЭДО.
Список самых популярных систем ЭДО - «Контур.Диадок», «ДЕЛО», «СБИС», А2Б СЭД и «1С: Документооборот 8».
