Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Стратегии развития информационного образа в РФ (Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 " О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы") подталкивают чиновников к осознанию важности организации электронногокадрового оборота. Задачи применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса - продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях и повышения доверия к электронным документам.

Во исполнение Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ " О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" МинТруд РФ запустил эксперимент по созданию условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Ранее переход на дистанционный документооборот затрудняло отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Теперь введение и применение документов возможно без дублирования на бумажном носителе. работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов – в электронном или бумажном виде.

Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ " О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее – Закон № 377). В пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.

Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных моментов. Необходимо юридически оформить переход на данную систему.

При переходе на электронный документооборот рекомендуется:

• Провести анализ и подготовку решений для соответствия требованиям и процессам;
  
• Разработать юридическую обвязку внедрения системы;
  
• Проработать договоры с вендром – лицом, предоставляющим услуги по эксплуатации системы электронного документооборота;
  
• Выбрать схему хранения документов;
  
• Разработать план действий по эксплуатации системы;
  
• Организовать обучение сотрудников кадровой службы.